O Arquivo Local constitui o principal instrumento de suporte técnico das transações controladas realizadas pela entidade brasileira com partes relacionadas no exterior.
Seu objetivo é demonstrar que as condições praticadas nas operações intercompany observam o princípio arm’s length, refletindo termos e condições equivalentes aos que seriam pactuados entre partes independentes em circunstâncias comparáveis.
O Arquivo Local normalmente contempla:
- Descrição detalhada da entidade local;
- Caracterização das transações controladas;
- Análise funcional;
- Análise de riscos;
- Delineamento das operações;
- Seleção do método mais apropriado;
- Estudos de comparabilidade;
- Análise econômico-financeira;
- Conclusão técnica sobre aderência ao arm’s length principle.
No Brasil, a regulamentação prevê modalidades simplificadas e completas do Arquivo Local, considerando o volume, materialidade e complexidade das transações controladas realizadas pelo contribuinte.
Obrigatoriedade:
Nos termos da IN RFB nº 2.161/2023, a obrigatoriedade varia conforme o montante anual das transações controladas realizadas pelo contribuinte no exercício anterior:
Arquivo Local Completo
Aplicável aos contribuintes com transações controladas iguais ou superiores a R$ 500 milhões.
Arquivo Local Simplificado
Aplicável aos contribuintes com transações controladas iguais ou superiores a R$ 15 milhões e inferiores a R$ 500 milhões.
Dispensa Formal
Contribuintes com transações controladas inferiores a R$ 15 milhões estão dispensados da entrega formal do Arquivo Local e do Arquivo Global.
Arquivo Local Simplificado
O Arquivo Local Simplificado destina-se a contribuintes cujas operações intercompany apresentam menor complexidade ou reducido volume operacional, conforme os critérios previstos na legislação brasileira.
O documento deve conter informações suficientes para demonstrar:
- Natureza das transações controladas
- Identificação das partes relacionadas;
- Análise funcional;
- Metodologia aplicada;
- Conformidade ao princípio arm’s length.
Embora simplificado, o documento exige consistência técnica, coerência informacional e adequado suporte documental,, especialmente diante do crescente intercâmbio internacional de informações fiscais..
Arquivo Local Completo
O Arquivo Local Completo constitui a principal obrigação documental aplicável aos contribuintes com transações controladas relevantes ou complexas.
Este documento inclui, entre outros elementos:
- Descrição detalhada da estrutura societaria;
- Análise funcional aprofundada;
- Caracterização econômica das operações
- Seleção e aplicação dos métodos de Preços de Transferência;
- Estudos de comparabilidade;
- Análise econômico-financeira;
- Conclusão técnica acerca da aderência ao princípio arm’s length a
A preparação adequada do Arquivo Local é fundamental para sustentar a posição fiscal da contribuinte em eventuais procedimentos de fiscalização conduzidos pela Receita Federal do Brasil.
Contribuintes dispensados da entrega formal do Arquivo Local
Embora os contribuintes com transações controladas inferiores a R$ 15 milhões estejam dispensados da entrega formal do Arquivo Local, isso não elimina a necessidade de sustentação técnica das operações intercompany.
Na prática, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), especialmente por meio do Bloco X, continua exigindo informações relacionadas às transações controladas, incluindo:
- Informações sobre as partes relacionadas (razão social, CNPJ, país de residência, entre outros)
- Detalhes das transações controladas
- Metodologia aplicada
- Resultados obtidos
- Intervalo de comparabilidade.
Dessa forma, mesmo contribuintes dispensados da obrigação formal frequentemente necessitam de documentação técnica de suporte para mitigar riscos de:
- glosa de despesas;
- ajustes de IRPJ e CSLL;
- questionamentos relacionados à substância econômica;
- incremento do risco de fiscalização.
Prazo de apresentação:
O Arquivo Local deve ser apresentado em até três meses após o prazo de entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) do respectivo ano-calendário.
Penalidades e Riscos de não conformidade
A ausência, inconsistência ou apresentação intempestiva da documentação pode resultar em:
- aplicação de multas administrativas;
- ajustes de Preços de Transferência;
- aumento da exposição fiscal;
- intensificação do monitoramento pela Receita Federal;
- glosa de despesas intercompany;
- e maior risco de fiscalizações coordenadas internacionais.
Nos termos da regulamentação vigente, podem ser aplicadas penalidades específicas relacionadas à falta de apresentação, atraso ou inconsistência documental.
As principais penalidades incluem:
multa equivalente a 0,2% por mês-calendário ou fração sobre o valor da receita bruta do contribuinte do período a que se refere a obrigação, em caso de falta de apresentação tempestiva;
- multa equivalente a 3% sobre o valor da receita bruta do contribuinte do período a que se refere a obrigação, em caso de apresentação sem atendimento aos requisitos previstos na regulamentação.
As penalidades estão sujeitas ao valor mínimo de R$ 20.000,00 e ao valor máximo de R$ 5.000.000,00.